Ein Jahr geht zu Ende und ein neues Jahr beginnt.
Ganz abseits von den (dieses Jahr nicht wirklich stattfindenden) Silvesterpartys und Bleigießen, freue ich mich jedes Jahr besonders auf diese Zeit. Ich nutze diese, eben etwas ruhigeren Zeit, für meinen Jahresrückblick und orientiere mich für das nächste Jahr neue. Alles das Ich erreichen möchte und alles, was mir wichtig ist, bewerte ich in meinem System neu, Verorte es neu und Überdenke meine Entscheidungen.
Es ist ein Teil dessen wie ich "Getting Things Done" nutze und versuche mein Leben aktiv zu gestalten. GTD ist aus sehr guten Gründen ein "bottom up" Prozess und beginnt ja im Level 1 damit das tägliche Leben (Alltag, Beruflich und Privat) zu strukturieren und neue Freiräume zu schaffen. Es ergibt keinen Sinn mit einem Jahresrückblick zu beginnen. Man muss sich sein System aufbauen und, was viel wichtiger ist, die notwendigen Gewohnheiten antrainieren. Wenn man mit GTD anfängt, ist man aber sehr wahrscheinlich noch weit davon weg sein System so nutzen zu können.
Vielleicht motiviert es aber auch einige zu einer Weiterentwicklung des eigenen Systems um z.B. Prozesse wie diesen hier zu Ermöglicht und ganz neue Vorteile daraus ziehen zu können.
Als kleine Erinnerung, da ich mich ein paarmal darauf beziehen werde, die Fokushorizonte in Getting Things Done:
Mein Jahresrückblick
Kalenderrückblick
Dieser Teil ist meistens mit einer großen Zahl an emotionale Schwankungen verbunden. Ich mache mir (am besten gleich eine Kanne) Tee, öffne meine Kalender in der Wochenansicht und gehe Woche für Woche des letzten Jahres noch einmal durch.
Durch GTD habe ich ein System mit "sauberen Kanten", was in den Kalender kommt und was nicht ist klar definiert und somit sehe ich hier wirklich ein "harte Landschaft" von dem was tatsächlich stattgefunden hat.
Zumeist bewege ich mich Gefühls-technisch zwischen:
Verwunderung (was ich so für Zeugs das ganze Jahr über gemacht habe)
Erstaunen (das etwas wirklich dieses Jahr stattgefunden hat, weil es sich schon viel weiter weg anfühlt)
"Leichtes Brodeln" (bei Themen die mich im Laufe etwas "aufgeregt" haben)
Trauer und Freude (Dinge, die Passiert sind)
Lachen (weil ich mich auch wieder in Momente zurückversetze, die das Jahr unvergesslich gemacht habe)
Es ist mir wichtig zu versuchen mich in viele dieser Situationen wieder hineinzufühlen und die damalige “Stimmung” wieder aufzunehmen. Es gibt mir viele Möglichkeiten, die ich ohne dieses Vorgehen nicht hätte. So kann ich mir Motivation für neue Ziele holen, Inspiration für Dinge, die ich erreichen will und kann auch über Dinge reflektieren, die in der Retrospektive für mich nicht so toll gelaufen sind und kann im Nachhinein noch mal in aller Ruhe entscheiden wie ich diese Dinge vielleicht heute lösen oder entscheiden würde und warum.
Es ist ein, für mich, wichtiges Puzzleteil eins reflektierten Lebens und auch eine Möglichkeit mich konstant immer ein Stück weiterzuentwickeln und von mir selbst zu lernen.
Projektüberblick
Ich führe nicht nur eine Liste an “Ergebnissen, die ich erreichen wollte” (Projekte), sondern ich behalte mir auch eine Liste an “Ergebnissen, die ich erreichen habe”. Diese sehe ich mir jetzt an. Das ist einer der besten Momente des Jahres. Bevor ich mit diesem Teil starte danke ich oft “Das wird jetzt (leider) nicht so viel sein” oder “… Dieses Jahr habe ich nicht wirklich so viel geschafft, weil ja x,y,z war” (Mein innerer Schweinehund sucht hier Entschuldigungen schon bevor ich überhaupt anfange 🙈) …, ABER wenn ich diese Liste dann durchsehe, bin ich von mir selbst jedes Mal erstaunt wie viel Ergebnisse hier stehen, die ich dieses Jahr erreicht habe, aber ich einfach schon wieder total vergessen habe.
Zum Beispiel der komplette Gesundheitscheck den ich im Februar nach einer “Projektplanung” mit einem ausgewählten Arzt, 9 verschiedene darauffolgende Arztbesuchen, 4 Blutabnahmen, einer Magenspiegelung und (mein gefürchteter) erster Besuch beim Urologen. Das habe ich für mich mehr als erfolgreich, in Spitzenzeit, abgeschlossen und darauf bin ich eigentlich super Stolz und kann mir selbst auf die Schulter klopfen (war mir aber eben nicht mehr bewusst). Anfang des Jahres noch dachte ich, dass es ein endloses Martyrium sein, wird das nicht zu bewältigen ist.
Es ist wichtig sich anzusehen, was man in einem Jahr alles schafft. Mit diesem Wissen und mit einem guten System ist man in der Lage mit einer Zuversicht, sich nicht das eine sinnloses Neujahresziel zu setzen das man nicht erreicht, sondern eher 10, 20, 30, 40… Gut ausgewählte, sinnvolle, Projekte oder Ziele und auch zu wissen das man das wirklich alles erreicht - wenn man will.
“Live Mapping”
Genug der Vergangenheit, es wird kreativ. Als Nächstes erstelle ich eine komplette “Karte” (im Stil einer Mindmap) meines Systems. In der Mitte steht etwas Geistreiches wie “Ich” oder “Ego” (und jedes Jahr denke ich wieder darüber nach, was ich hier wirklich hinschreiben soll… Bin für Vorschläge sehr offen) und beginne dann meine “Verantwortungsbereiche & Rollen” (GTD Horizont 2) auf kleine Zettelchen aufzuschreiben und lege ich dann im Kreis, schön gleichmäßig verteilt, um meine “Ich” Zentrum herum.
Das Wort Zettelchen sehe ich hier als ein Platzhalter - abhängig von der gewählten “Technologie” für den Prozess…. Bei mir meist Stift, Papier (A5/6 Kärtchen oder bunte Post-it), Pappe und ein Wohnzimmerboden - das geht aber z.B. auch in einen Miroboard hervorragend.
Jedes einzelne Zettelchen sehe ich mir bewusst, mehrmals, an - Beim Ablesen aus meinem System, beim Aufschreiben auf den Zettel, beim Anordnen um mein “Ich” und gleich noch mal mit etwas Abstand, wenn alles liegt.
“Sind das wirklich die Bereiche im Leben, die mir Wichtig sind?”, “Fühlt sich das für mich so wichtig an, dass ich es als einen Verantwortungsbereich in meine Leben definiere oder als eine Rolle sehe?”. Für mich z.B. sind das die folgenden Punkte (die Reihenfolge sagt absolut nichts über die Priorität aus):
Fitness und Gesundheit
Freizeit, Abenteuer und Urlaub
Kreativität
Zuhause
Gesellschaftliches Engagement
Sinn, Spiritualität und Weiterentwicklung
Geld und Finanzen
Familie und Freunde
Beziehung
Erziehung
Berufliche Erfüllung
Name der Firma, für die ich Arbeite (meine GTD System nutze ich ja sowohl privat als auch Beruflich)
Wenn ich mit dem Geschriebenen zufrieden bin, lasse ich das so, bzw. meist gruppiere ich dann die Bereiche ein bisschen, so wie es für mich Sinn ergibt (z.B. Geld und berufliche Themen - Freunde, Familie, Erziehung, Beziehung – usw.). Oft verändere ich noch die einen oder anderen Formulierung - alle diese Bereiche hatten auch schon mal andere Namen (weil sie zu dem jeweiligen Zeitpunkt für mich aussagekräftiger waren) oder es kommt vielleicht mal ein Bereich dazu oder andere werden zusammengelegt. So waren z.B. Freizeit und Urlaub irgendwann mal getrennt, macht für mich jetzt aber als Duo viel mehr Sinn.
Im nächsten Schritt mach ich genau das gleiche noch mal nur jetzt mit “Sinn & Zweck & Prinzipien” (also dem Horizont 5 in GTD). Ich schreibe alles auf kleine Zettelchen und ordne sie mit einem noch viel größeren Abstand (Spoiler: zwischen Horizont 3 und 5 werden später Projekte, Ziele und Visionen eingeordnet) um mein System herum ein.
Hier ist jetzt auch stark meine persönliche Ausführung von GTD zu sehen. Wo Horizont 3 doch bei vielen GTDlern relativ ähnlich aussieht und +/- die gleichen Punkte aufweist - so haben bei Horizon 5 manche (wenn überhaupt, wie gesagt wir gehen hier von einem sehr “erwachsenen” und umfänglichen GTD System aus und es ist absolut kein muss sich so weit damit zu beschäftigen) nur 3 - 5 Punkte stehen. Ich habe hier sehr viel stehen - um genau zu sein 21 Punkte.
Es sind Dinge, die für mich wichtig sind und ich versuche unter den “Sinn und Zweck” warum ich auf diesen Planeten bin einzuordnen (z.B. “Für andere da sein, besonders meine Familie und Freunde”, “Lebenslanges Lernen und Weiterentwickeln” oder “Teilen von Erfahrungen und Wissen”) aber auch Dinge, die ich eher als “Prinzipien” einordne und manchmal auch einfach nur einzelne Wörter, denen ich eine besondere Bedeutung zuordne (z.B. “Gründlich nachdenken und reflektieren über alles Zeugs in meinen Leben”, “Spiritualität”, “Vertrauen”, “Liebe” und “Geborgenheit”).
Wenn man das ganze jetzt z.B. auf einem großen Karton oder Papierbogen macht - oder auch digital, kann man jetzt auch die Horizonte 3 und 5 mit Linien verbinden (Wenn man auf der physischen Ebene arbeitet, macht es sind die Zettelchen anzukleben). Alle meine “Verantwortungsbereiche & Rollen” hängen stark mit ganz vielen verschieden “Sinn & Zweck & Prinzipien” in meine Leben zusammen. “Sinn & Zweck & Prinzipien” definiert ja das warum und das wie ich Dinge mache. Die Horizonte 3 und 5 unterscheiden sich von allen anderen Horizonten da sie dem Leben Struktur geben bzw. beschreiben.
So kann ich z.B. meinen Punkt aus dem Horizont 5 “Teilen von Erfahrungen und Wissen” mit diesen Punkten meiner Verantwortungsbereiche verbinden:
Kreativität
Gesellschaftliches Engagement
Sinn, Spiritualität und Weiterentwicklung
Familie und Freunde
Beziehung
Erziehung
Berufliche Erfüllung
oder “Vertrauen” mit:
Beziehung
Familie und Freunde
Geld und Finanzen
Usw. (ich danke aber dieses Beispiel reicht mal)
Warum ich das so Mache hat mehrere Gründe. Erstens ist es ist schön und bedeutungsvoll (für mich) zusehen wie meine verschiedenen Horizonte zusammenspielen, sicher ergänzen und gegenseitig beeinflussen. Zweitens aber beginnt das ganze ein schönes, sonnenähnliches Bild zu ergeben und es ist für mich inspirierend - was hier enorm wichtig ist da wir bald anfangen werden neue Ziele zu definieren.
Hier ein Bild aus meinem digitalen Entwurf ("leider" mit viel Abstand und einiges geschwärzt da es sich hier um sehr persönliche Dinge handelt). Das ist ein Zustand mittendrin und nicht fertig, aber ich wollte ein bisschen zeigen, wie das aussieht, wenn ich das mache:
Wenn man das erledigt hat und auf einem großen Papier gearbeitet hat, stellt sich bei mir meist ein erstes Gefühl der Freude ein dar langsam ein Ziel erkennbar ist und man realisiert das sich die viele Arbeit auszuzahlen und erste Ideen für Projekte im nächsten Jahr entstehen auch schon.
Das Ziel dieser Arbeit lässt sich auch super z.B. im Schlafzimmer (oder wo auch immer man es jeden Tag sehen kann) aufhängen, da es am Ende eine Art sehr reflektiertes Visionboard ergibt.
Wichtig ist auch hier wieder kritisch mit seinen “Sinn & Zweck & Prinzipien” umzugehen. Das Leben ist sehr dynamisch. Auch Punkte auf der obersten Ebene ändern sich. Neue Erfahrungen lassen gewisse Punkte wichtiger oder entscheidender werden (so z.B. war mir nicht immer bewusst das “Vertrauen” und “Ehrlichkeit” so wichtige Punkte für mich sind) oder andere Dinge sind vielleicht nicht mehr so wichtig… es beginnt ein neues Jahr und wir dürfen uns zum Glück jederzeit neu ausrichten, verändern und weiterentwickeln und das ist ein wichtiger Teil des Lebens. “Getting Things Done” bietet ein sehr dynamisches System, das sich genau solchen Veränderungen ja anpasst.
An dieser Stelle haben wir schon enorm viel geschafft und wir dürfen zufrieden sein. Ich höre hier oft auf, schlafe mal darüber und mach am nächsten (oder in den nächsten Tagen) weiter.
Befüllen des Systems und Gestaltung des neuen Jahres
Mein nächster Schritt ist, dass ich meine Horizonte 4 und 3 (“Visionen” und “Ziele”) durcharbeite. Ich frage mich was ich abgeschlossen habe, was noch relevant für mich ist, ob jede Vision noch eine Vision ist oder wird es jetzt vielleicht auch schon zum konkreten Ziel - usw. und übertrage sie dabei wieder auf meine kleine Zettelchen.
Diese Zettelchen ordne ich dann am äußeren Ring der “Sinn & Zweck & Prinzipien” so an das sie ungefähr richtig verortet sind. Ich mache das von außen nach innen, beginnend mit den Visionen und dann meine Ziele. Wir sehen ja jetzt das alles in unseren Leben, sich über viele Bereiche von Horizon 5 und 3 erstrecken - somit ist für mich hier keine 100% Zuordnung notwendig. (Wichtig ist nach innen, hin zu Horizont 3, genug Platz zu lassen, da hier gleich die Projekte für das nächste Jahr hineinkommen).
Jetzt öffne ich meine Liste an Projekten (Horizont 1), lösche was schon erledigt ist, lösche, was ich nicht mehr machen werde oder will und schreibe die restlichen unerledigten Projekte auf die kleine Zettelchen (es macht übrigens Sinn für die verschiedenen Horizonte auch verschieden Farben zu verwenden).
Die Projekte ordne ich aber jetzt zum Unterschied zu den Visionen und Zielen direkt den richtigen Bereichen aus meinen “Verantwortungsbereiche & Rollen” zuzuordnen. Natürlich habe ich auch Projekte, die mehrere “Verantwortungsbereiche & Rollen” zuzuordnen wären - aber ich entscheide mich hier klar für einen.
Was wir jetzt vor uns haben ist, ein Bild dessen was derzeit so in unseren Leben los ist. Zumindest laut unseres aktuellen Systems.
Bei mir beginnen jetzt sofort erste Gedanken wie: “hmmmm, ich mach doch auch x,y,z - das habe ich gar nicht in meinem System festgehalten” (also Zettelchen raus, aufschreiben, zuordnen) oder, und das ist einer der wichtigsten Teile des gesamten Prozesses: “Ich habe definiert das (z.B.) “Geld und Finanzen” einer meiner Verantwortungsbereiche ist…. ich sehe auch das es mir für viele meiner (Grund)Prinzipien wichtig ist (z.B. Sicherheit, Vertrauen, Freiheit, …) ABER ich sehe nichts (kein Projekt, Ziel oder vielleicht Vision) dass das Unterstreichen würde. Wenn mir dieser Bereich wichtig ist... sollte ich doch irgendetwas tun können, um meine Grundbedürfnisse vielleicht noch mehr zu befriedigen.
Was ist es denn das ich brauche in meine Leben?
So beginne ich dann den Prozess der “Reflexion” über meine Leben bzw. der aktuellen Lage und frage mich was ich machen kann um mich “kontinuierlich zu verbessern” (was ich in meinen “Sinn & Zweck & Prinzipien” stehen habe).
Ein Beispiel; nehmen wir an, ich habe unter “Geld und Finanzen” kein Projekt oder Ziel. Was könnte ich in diesem Jahr tun um mich in Zukunft sicherer, unabhängiger und freier zu fühlen?
Vielleicht etwas neues Lernen das mir im Notfall ein zweites Standbein ermöglicht?
Sparen? Und es gibt so viele kreative Möglichkeiten abseits von monatlicher Summe X wegzulegen... so könnte ich hier Fragen: "Bringt es mir etwas, wenn ich mein Wechselgeld bei jedem Einkauf weglege" oder mit Freunden über das Thema sprechen (immer super) und Erfahrungen austauschen
wenn ich Zeit übrig habe, versuchen etwas dazuzuverdienen
meinen Lebensstandard überdenkt (was brauch ich wirklich, was macht mich wirklich glücklich und was nicht – Marie Kondo lässt grüßen)
Monatliche Fixkosten durchsehen (Brauche ich all diese Abos? Stromanbieter ändern? Internet Paket passt das so für mich? Netflix + Amazon + Sky + ??? – nutze ich so viel? …)
Einen wöchentlichen Kalendereintrag setzen, der mich daran erinnert mein Konto bewusst anzusehen und zu überprüfen, was ich so ausgegeben habe und ich mir meinen Kontostand bewusstwerde
Nur ein paar schnelle Beispiele. Jeder Bereich den ich für mich als eine “Verantwortung” definiert haben, geht aus diesem Prozesse nicht ohne mindestens eines (normal viel mehr) Projekte (und/oder Ziele und eine Vision in welche Richtung es hingehen soll) wieder hinaus. Was ich mir hier aus genau durchsehe und vieles aktiv mache, ist meine Someday/Maybe Liste.
Was ich auch mache (und dieser Punkt wird für jeden, Job abhängig, sehr unterschiedlich aussehen) ich übertrage meine Projekte und Ziele aus meinem beruflichen Verantwortungsbereich auf die Kärtchen. So habe ich ein paar Aufgaben im nächsten Jahr direkt von meinen Vorgesetzten bekommen, einige leite ich mir von den Zielen, ab die wir uns als Firma gesetzt haben, andere Projekte kann ich selber ins Leben rufen.
Alle Projekte schreibe ich auf Zettelchen und Verorte sie im System.
Done
Wenn ich damit fertig bin, habe ich:
Einen wirklich einzigartigen Überblick über mein Leben
Ein Visionboard (dass ich, wenn ich, super kreativ bin, auch noch mit Bildern erweitern kann - was ein wunderschönes Abend-Projekt für ruhige Stunden ist)
Klar definierte Projekte, neue Ziele und Visionen → die ich jetzt wieder in mein aktives System zurückübertrage
Weiß, was ich alles im letzten Jahr geschafft habe
Weiß das ich alles was ich will auch im nächsten Jahr wieder erreichen werde
Sichergestellt, dass ich Kalendereinträge habe (z. B. alle 3 Monate) an denen ich mir mein hier erstelltes Ergebnis (als Visionsboard oder im GTD System) ansehe und mir Gedanken dazu mache, Kurskorrekturen mache oder Dinge auch bewusst wieder aus meinem System streiche
So…wir ihr vielleicht bemerkt habt, kommt “Schreiben” oder “Bloggen” nicht in meinem System vor. Schreiben liegt mir nicht besonders (deswegen halte ich GTD Seminare und habe keinen Blog) und ich habe, ganz ehrlich, nach diesem langen Text auch wirklich keine Lust mehr noch viel mehr zu tippen.
Ich frag mich sowieso, ob das irgendjemand wirklich lesen wird 🤔.
Was aber schon in meinen Horizonten verankert ist, ist “Teilen von Erfahrungen und Wissen” und jetzt fühle ich mich deutlich besser da ich wieder etwas getan habe, das mir wichtig ist. Sehr gerne tausche ich mich zu anderen Erfahrungen, Verbesserungen und anderen Vorschlägen aus - darf ich zu einem Gespräch einladen? 😁
Ich wünsche allen ein Frohes neues Jahr!