Ich habe einfach Best-of-Breed auf Produktivität angewandt. Es ist absolut "work-in-progress" und würden wir hier über Software sprechen würde ich sagen wir sind in einer sehr frühen Beta-Phase. Es gibt aber auch schon erfolgreiche Beta-User.
Toplevel ist es David Allans "Getting Things Done", geht dann über mehrere Werkzeuge (Listenmanager, Projekt Board, Magic Estimation, Natürliches Planungsmodell) und in der Basis des ganzen wird eine P.A.R.A System für das Wissensmanagement genutzt.
GTD ist ja Tool agnostisch - trotzdem nutzen die meisten Anwender ein einziges Werkzeug (zumeist ein Listenmanager) für ihr GTD System. Auch ich habe anfangs lange nach dem besten GTD Werkzeug gesucht und ich hatte mein GTD System auch wirklich schon überall: Outlook, Lotus Notes, Wunderlist, Microsoft To-do, OmniFocus, Apple Erinnerungen, Google Tasks, Asana, Trello, Todoist, ... Alle haben ihr Vor- und Nachteile und der beste Tipp, nach langer Erfahrung, ist: verwendet das Werkzeug das ihr am liebsten nutzt und euch Spaß macht.
Getting Things Done System
Für mich selber ist es aber so, dass ich einfach mehrere Lieblingswerkzeuge habe. So nutze ich z.B. für meine Kontextlisten am liebsten einen super einfachen Listenmanager der nur folgende Kriterien erfüllen muss:
Bombensichere Synchronisation zwischen all meinen Geräten
Einfache
Schnelle
wenig Ressourcen
Bei meiner Projektliste habe ich aber komplett andere Anforderungen, so will ich z.B.:
Optisch schönes Tool
Notizfunktion
Logbuch Funktion
Es muss mich inspirieren
Sammeln tue ich auf verschiedenen Ebenen/Tools - aber eines meiner Lieblingstools zum Sammeln ist Braintoss, das ich hier beschreibe. Eine Auftrennung der beiden Bereiche ermöglicht mir das beste Werkzeug für den jeweiligen Bereich zu nutzen und auch relativ schnell zu ändern, wenn ich möchte, ohne dass ich alles anfassen muss.
Was man hier noch sieht auf dem Mindmap, ist ein "Read it later". Wir treffen den ganzen Tag auf so viele Informationen; vielleicht ein PDF per E-Mail, biegen im Internet falsch ab und landen auf einer spannenden Seite, ein LinkedIn Artikel, ... was ja alles ok ist so lange es im Rahmen bleibt, der für uns OK ist. Die Kunst ist es zu erkennen, wenn es vielleicht zu viel wird - nur was macht man dann mit der spannenden Informationen, die man eben nicht jetzt gerade verarbeiten muss? Hier kommt "Read it later" ins Spiel. Man kann das auf verschiedene Möglichkeiten behandeln z.B. könnte man es auf eine Liste schreiben. Ich nutze dafür aber sehr gerne Apps, die darauf spezialisiert sind. Diese Apps bieten oft Vorteile wie Werbefreies Lesen oder Browser Erweiterungen, mit denen man sofort eine Webseite, die gerade offen ist, auf in dieser App speichern kann oder Mobile Apps die mir ermöglichen den Artikel sogar überall zu lesen, wann immer ich Zeit habe.
Aktuell nutze ich:
Sammeln: Braintoss
Kontextlisten: Apple Erinnerungen (Apple Reminders)
Projektlisten: Trello
"Read it later": Instapaper
Alle Tools sind kostenlos und in Kombination schlage ich alle "großen" Werkzeuge.
Wie hilft mir Apple Erinnerungen und Apple Mail bei Inbox Zero?
Man kann aus Apple Mail, E-Mails mit "drag'n'drop" in Apple Erinnerungen ziehen. Somit entsteht eine neue Aufgabe mit einem Link zu der original E-Mail. Diese E-Mail kann ich dann in einen beliebigen Ordner verschieben oder Archivieren. Immer wenn ich den Link in der Aufgabe anklicke wird die original E-Mail geöffnet und ich kann sie lesen oder darauf antworten:
Wissensmanagement
Ich bin seit vielen Jahren zu 100% Digital und habe kein Papier mehr. Um meine vielen Daten im Griff zu haben, nutze ich einen Ansatz der im Wissensmanagement ein neues Kapitel eröffnet: Tiago Fortes - P.A.R.A System. Im Prinzip besteht P.A.R.A aus 4 Ordnern: 1 Projects 2 Areas 3 Resources 4 Archive Ich habe es für mich verdeutscht (Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive - was jetzt leider nicht mehr PARA ergibt) und musste es nach einigen Testen um einen 5ten Ordner erweitern: 0 Inbox Man muss immer in der Lage sein zu sammeln, auch am Dateisystem.
Screenshots
Wie/Wo verknüpft sich jetzt P.A.R.A in GTD?
Ich mache es so:
(Ich habe hier "Verantwortungsbereiche & Rollen" zum Zweck der besseren Lesbarkeit der Grafik in "Areas" gekürzt)
Getting Things Done - ist also ein Bereich meines Lebens und der hat eben einen Ordner in meine "Areas" den ich mit Informationen um meine oberen Horizonte befülle.
Aktuell nutze ich hier:
Dropbox für alle meine Dateien
pCloud als automatisiertes Backup für Dropbox (hier habe ich etwas darüber geschrieben)
Evernote für all meine Notizen
Noch ein paar Informationen zu den verschiedenen Bereich in P.A.R.A:
Projekte
Jedes größere Projekt bekommt bei mir sofort ein Ordner, der so heißt wie mein Projekt. Es ist wichtig das ich ein "Zuhause" für meine Projekte habe - so kann ich reibungslos alles festhalten, was zu dem jeweiligen Projekt gehört und muss mich im Alltag nicht frage "Wo gehört das jetzt wieder hin". Das kommt also in diesen P.A.R.A. Ordner. In GTD ist alles ein Projekt das mehr als einen Schritt benötigt, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen UND innerhalb eines Jahres abgeschlossen wird.
Das ist schon mal eine wichtige Information, in diese Ordner werden also nur Dinge gespeichert, die irgendwann auch abgeschlossen werden.
Bereiche
Hier hat jede meiner Verantwortungsbereiche & Rollen ihr Zuhause.
So hat mein Arbeitgeber einen Ordner, Getting Things Done, mein Zuhause, meine Finanzen, meine Kinder, ...
Der Hauptunterschied zu Projekten ist definitiv das diese Bereiche kein wirkliches Enddatum haben. Meine Kinder schließe ich nicht ab, meine Finanzen leider auch nicht, mein Zuhause kann sich ändern - aber dann kommt das was anderes rein, der Bereich bleibt.
Ressourcen
Hier speichere ich wichtige Informationen, Learnings aus Projekten und generell alles das ich nicht so einfach irgendwo im Internet finden kann.
Alles, was ich hier speichere, ist in einem Format, das ich jederzeit weitergeben kann. Keine persönlichen Informationen und verständlich.
Wenn man diese Regel einhält, kann man jederzeit ohne nachdenken mit anderen Menschen Informationen teilen und sich austauschen. Es macht Spaß Informationen zu teilen, die andern Menschen helfen - wenn man sie in einem Format hat und sie einfach verschicken kann.
Archiv
Wenn ich ein Projekt (oder in seltenen Fällen einen Bereich, z.B. neues Zuhause) abschließen muss es ja aus dem Projekte Ordner raus. Jetzt kann ich mich entscheiden, ob ich die Informationen aufheben möchte, wenn nein -> sofort Löschen!
Wenn es allerdings etwas Interessantes oder Wissenswertes gibt, sollte ich als allererstes überlegen, ob ich mir diese wichtigen Informationen nicht irgendwie "zusammenfassen" will/kann oder anderwärtig diese Information extrahieren kann. Am besten ich halte es in einem Format fest, in dem ich es auch jederzeit ohne nachdenken teilen kann, es verständlich ist und keine persönlichen Informationen beinhaltet. Dann kann ich diese Information sofort in meinen Ressourcen Ordner speichern und den Rest einfach hier ins Archiv verschrieben.
Man sollte schon regelmäßig (ich empfehle alle 12 Monate) diese Ordner durchgehen und sich frage, was man wirklich hier behalten möchte und was man löschen kann.
Referenzen: